ICT-Tools für die Implementierung und das Management von europäischen Projekten

AdminProject beinhaltet folgende Funktionen:

• Arbeit verteilen, planen und kontrollieren – Jeder Benutzer, der AdminProject verwendet, kann eine Aufgabe im Projekt einer anderen Person oder Personengruppe zuweisen. Sie können einen Begriff definieren, Dateien verbinden, wählen, zu welchem WP [Work Package „Arbeitspaket”] oder IO [Intellectual Output „intellektuelle Leistung”] die Aufgabe gehört. Die Aufgabenverwaltung ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt zu verfolgen und die Qualität der durchgeführten Arbeit zu kontrollieren.

• Ohne Bedenken bezüglich Datenschutz Dateien teilen – Sie können eine unbegrenzte Anzahl an Ordnern erstellen, welche Ihnen das Organisieren Ihrer Arbeit erleichtern. Basierend auf verschiedenen Kriterien können Sie Dateien filtern und durchsuchen. Darüber hinaus gibt es eine Option, die es Ihnen ermöglicht, auf frühere Versionen von Dateien zuzugreifen. Alle Dateien sind geschützt und Sie können verlorene Dateien sogar sicher wiederherstellen.

• Ihren Projektvorschlag in kürzester Zeit reflektieren – Sie können Tools wie Intellectual Outputs oder Work Packages nutzen, um alle Projektaktivitäten und Verantwortlichkeiten einheitlich zu sammeln. Sie können dabei Details angeben, wie beispielsweise Aktivitäten, Sprachen etc. Wenn Sie Intellectual Outputs zur Verfügung stellen, haben Sie die Möglichkeit, spezifische Aufgaben mit vorhandenen IOs zu verbinden.

• Feedback liefern, diskutieren und kommentieren – Die „Diskussions”-Spalte ermöglicht es Ihnen, alle Inhalte des Projekts frei zu diskutieren. Die wichtigsten Themen können dabei fixiert werden, damit sie immer an erster Stelle und über allen anderen Diskussionsfeldern erscheinen. Ungelesene Nachrichten sind hervorgehoben, damit Sie immer sofort wissen, welche Themen seit Ihrem letzten Besuch neue Beiträge enthalten.

• Allgemein akzeptierte Termine für Events auswählen – Veranstaltungsplaner – ein Bereich, in dem Partner für verschiedene Veranstaltungen Ihre Verfügbarkeiten angeben können. Alles, was Sie dabei tun müssen, ist es, die für Sie passenden Daten anzugeben und im Anschluss Ihre Projektmitglieder darum zu bitten, Ihre Verfügbarkeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzugeben. Ein kurzer Blick auf die Ergebnisse reicht und Sie wissen sofort, welche Daten am besten passen.

• Personalausgaben ohne zusätzliche Mühen verwalten – Als Koordinator müssen Sie in der Funktion Timesheets die Projektpartner und ihre Tagessätze definieren und andere bitten, ihre eigenen Timesheets auszufüllen. Wenn die Berichtszeit gekommen ist, können Sie einfach einen grünen Knopf drücken, um einen schönen Bericht zu erhalten. Als Bonus können Sie, wenn Sie mehr als ein Projekt im System gespeichert haben, automatisch überprüfen, ob Sie nicht versehentlich in zwei oder mehreren Projekten dasselbe Datum eingetragen haben.

• Aktivitäten zur Verbreitung organisieren – Die Verbreitungsfunktion ermöglicht es Ihnen, über Ihre Verbreitungsaktivitäten zu berichten, Beweise (wie Fotos oder Scans) hinzuzufügen und zu beschreiben, was getan wurde. Sie können jederzeit einen Bericht erstellen, der alle Aktionen pro Partner enthält und in einer Word-Datei präsentiert wird.

• Sofortige Updates auf dem Projekt-Zeitplan – Der Kalender ermöglicht es Ihnen, verschiedene Veranstaltungen, Meilensteine oder Deadlines für Aufgaben hinzuzufügen. Als Bonus können Sie die Kalender von all Ihren Projekten überlappen, sodass mögliche zeitliche Konflikte sofort sichtbar werden.

• Feedback von anderen Leuten erhalten – Ein Modul zur Evaluation ist für jedes Projekt hilfreich. Es ermöglicht Ihnen, Umfragen mit verschiedenen Fragestellungen zu erstellen und dann Ihre Nutzer einzuladen, diese auszufüllen (sowohl intern als extern). Wiederholte Umfragen, wie beispielsweise Meeting-Evaluationen können leicht vervielfacht und angepasst werden, ohne alles auszufüllen.

• Unzählige Anpassungsfunktionen entdecken – Der Arbeitsbereich von AdminProject kann stark angepasst werden. Wenn Sie ein Erasmus+ KA2-Projekt haben, benötigen Sie Intellektuelle Outputs, aber Sie können auch ein Projekt mit Work Packages haben. Sie können LTTAs und Multiplikator-Veranstaltungen durchführen – es liegt ganz bei Ihnen. Jedes einzelne Projekt ist anders, so dass Sie vielleicht bestimmte Module/Funktionen anpassen möchten, die für Ihr Projekt benötigt werden. Es handelt sich nicht um ein einmaliges Angebot: Sie können Funktionen jederzeit ein- und ausschalten!

• AdminProject ohne Ihren Internet-Browser nutzen – Das E-Mail-Integrationsmodul ermöglicht es Ihnen, verschiedene Aufgaben nur mit Ihrer E-Mail zu erledigen, auch von einem Smartphone, Tablet oder welchem anderen Gerät auch immer aus. Sie können einen Kommentar hinzufügen oder sich an Diskussionen beteiligen, indem Sie einfach per E-Mail antworten. Sie können Ihre Aufgaben per E-Mail erhalten und sogar eine Datei hochladen, indem Sie sie als Anhang versenden. Sollte Ihnen diese Funktion doch nicht gefallen, können Sie sie jederzeit ausschalten.