Strumenti informatici per implementare e gestire progetti europei

AdminProject permette di:

• delegare, pianificare e controllare il lavoro – ogni utente di AdminProject può assegnare un incarico del progetto a un collaboratore o un gruppo di collaboratori; definire un termine, collegare file, assegnare incarichi ai rispettivi WP o IO. La gestione degli incarichi permette di seguire i progressi e controllare la qualità del lavoro

• condividere file senza preoccupazioni legate alla sicurezza – è possibile creare una quantità illimitata di cartelle per organizzare il proprio lavoro. Filtri e ricerche di file si fondano su diversi criteri, e grazie all’opzione versioning è possibile accedere a versioni precedenti dei file. Tutti i file sono protetti, ed è addirittura possibile annullare in modo sicuro e l’eliminazione di file.

• presentazione immediata di tutte le proposte di progetto – grazie a strumenti come Intellectual Outputs o Work Packages è possibile consultare con un’unica applicazione tutte le attività di progetto e tutti gli incarichi. È possibile registrare tutti i dettagli, ad esempio attività, lingue ecc. Tramite le liste di Intellectual Outputs è ad esempio possibile associare incarichi specifici a determinati IO.

• discussioni, commenti e riscontri – la sezione “Discussioni” offre la possibilità di discutere liberamente ogni aspetto del progetto. È possibile appuntare gli argomenti più importanti, così che appaiano sempre in cima all’elenco delle discussioni. Vengono altresì evidenziati i messaggi da leggere, in modo da capire immediatamente per quali argomenti siano presenti nuove risposte

• concordare date per eventi – nella sezione Meeting planners, i partner possono indicare le proprie disponibilità per vari eventi. È unicamente necessario selezionare un intervallo di date possibili e quindi chiedere ai membri del team di indicare la propria disponibilità tra le proposte. È fornita una vista rapida dei risultati

• gestire le tariffe dello staff senza sforzo – La funzione Timesheets permette al coordinatore di definire i partner del progetto indicando le tariffe giornaliere, oltre a richiedere ad altri soggetti di compilare i relativi campi. Al momento di stilare il report, è sufficiente premere il bottone. In aggiunta, se nel sistema sono presenti più progetti, è possibile verificare di non inserito erroneamente gli stessi dati in più progetti

• organizzare le attività di disseminazione – La funzione Dissemination consente di registrare le attività di disseminazione, descrivere il lavoro svolto e allegare documentazione di prova (ad esempio foto o scansioni). In qualsiasi momento è possibile generare un report contenente tutte le attività svolte da ciascun partner, presentate in un file Word

• aggiornamenti immediati sulla timeline di progetto – La funzione Calendar permette di aggiungere eventi, tappe del progetto o scadenze per prodotti. È inoltre possibile sovrapporre i calendari dei vari progetti gestiti, in modo da iniziare immediatamente eventuali conflitti

• ricevere riscontri in un unico modulo – il modulo Evaluation è utile in ogni progetto: consente infatti di creare sondaggi con vari tipi di domande, per poi invitare gli utenti (interni ed esterni) a partecipare. Sondaggi con domande ricorrenti, ad esempio questionari di valutazione delle riunioni, possono essere facilmente copiati e acquisiti, senza dover compilare tutti i campi.

• infinite possibilità di personalizzazione – AdminProject può essere fortemente personalizzato. Nel caso si lavori al progetto Erasmus+ KA2, è utile adottare Intellectual Outputs, ma è anche possibile lavorare a un progetto con Work Packages. LTTAs e Multiplier events rappresentano ulteriori possibilità valide. Ogni progetto è diverso, per cui potrebbe essere necessario adattare determinati moduli o funzioni in base alle richieste specifiche. Queste funzioni possono essere inoltre attivate e disattivate a piacimento.

• utilizzare AdminProject senza browser – il modulo E-mail integration permette di svolgere molti incarichi utilizzando soltanto l’e-mail, quindi può essere impiegato da smartphone, tablet o da qualsiasi altro dispositivo mobile. È possibile aggiungere commenti o partecipare a discussioni semplicemente rispondendo via e-mail. È possibile inoltre ricevere incarichi via e-mail, caricare file inviandoli con allegati. Anche questa funzione può essere disattivata in qualsiasi momento.