CTV – Qualità nell’ambito dei progetti europei

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Questa sezione illustrerà cosa significa qualità nell’ambito di un progetto europeo, sottolineandone l’importanza. Il motto di questo modulo è FARE UN SALTO DI QUALITÀ

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Prima di iniziare è importante definire come utilizziamo il termine qualità nella vita quotidiana, secondo il dizionario inglese di Google fornito da Oxford Languages la qualità è un sostantivo che indica:

lo standard di qualcosa misurato rispetto ad altre cose di un tipo simile; il grado di eccellenza di qualcosa.
un attributo o una caratteristica distintiva posseduta da qualcuno o qualcosa.

Già da queste due definizioni possiamo sottolineare due importanti elementi di qualità la misurazione, il concetto di eccellenza, un attributo distintivo.

In un progetto la qualità può essere definita come:

“Un prodotto o servizio che ha la capacità di funzionare in modo soddisfacente ed è adatto allo scopo previsto.”

Quindi, partendo da questa definizione, vediamo che per definire la qualità abbiamo bisogno di una chiara comprensione di ciò che vogliamo fare. Dobbiamo conoscere gli obiettivi che dobbiamo raggiungere, i risultati che vogliamo produrre e l’obiettivo che dobbiamo influenzare con il nostro progetto. Altre due variabili importanti devono essere considerate: la quantità di tempo che abbiamo e la quantità di risorse che possiamo utilizzare. Non è possibile definire la qualità di un progetto se questi elementi non sono chiari e, allo stesso tempo, possiamo dire che non c’è qualità senza una buona pianificazione e struttura del progetto.

A livello generale, il concetto di qualità è universalmente chiaro, tuttavia è difficile definirlo in quanto principio e in quanto strumento operativo per sviluppare buoni progetti. In questo capitolo, verrà studiato il concetto di qualità e come possa essere applicato a progetti europei.

Enrico Genovesi© Progetto FIAF-CSVnet “Tanti per tutti. Viaggio nel volontariato italiano”

Prima di iniziare, è importante definire questo termine, quale è impiegato nella vita quotidiana. Secondo una definizione presente su Google, qualità è il nome che indica:

Il criterio per misurare qualcosa rispetto ad altre cose simili; il grado di eccellenza di qualcosa.
Una caratteristica o attributo distintivo di qualcuno o qualcosa.

Già a partire da queste due definizioni, è possibile sottolineare due elementi importanti: la misurazione, il concetto di eccellenza, la qualifica di attributo distintivo.

In un progetto, la qualità può essere definita come:

“un prodotto o servizio che fornisce prestazioni soddisfacenti ed è adatto allo scopo previsto”.

Sulla base di questa definizione, si osserva che per definire la qualità è necessaria una chiara comprensione di ciò che si vuole fare. È necessario conoscere gli obiettivi da raggiungere, i risultati da produrre e il gruppo di beneficiari a cui si rivolge il progetto. Devono essere considerate altre due variabili importanti: la quantità di tempo a disposizione e il numero di risorse impiegabili. Non è possibile definire la qualità di un progetto senza conoscere questi elementi e, allo stesso tempo, è possibile affermare che non esiste qualità senza una buona pianificazione e struttura del progetto.

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Gianmaria Capuano© Progetto FIAF-CSVnet “Tanti per tutti. Viaggio nel volontariato italiano

Ciò significa che tutti gli elementi essenziali del progetto locale sono altrettanto validi a livello internazionale. Analisi dei bisogni, definizione di obiettivi, risultati, pacchetti di lavoro, azioni, incarichi, analisi dei rischi e altri passaggi sono importanti sia per progetti locali sia per collaborazioni internazionali.

Secondo presupposto: la qualità è al servizio di un “mondo migliore”, le persone devono trarre beneficio dalla qualità del progetto

A partire dall’idea per cui ogni progetto ha l’obiettivo di apportare un cambiamento positivo nel mondo in cui viviamo, è possibile analizzare gli attori principali. Ogni progetto finanziato dall’Unione Europea prevede due attori importanti, tre se si considera anche l’organizzazione come partner. Lo sponsor è normalmente la Commissione Europea o una delle sue agenzie, quali la EACEA o l’Agenzia nazionale per Erasmus+ e il Servizio Volontario Europeo. Lo sponsor finanzia il progetto, dunque in un certo senso opera come cliente. I gruppi di beneficiari sono le persone o i gruppi in favore dei quali il progetto aspira a realizzare un cambiamento positivo.

Lo sponsor controlla la qualità del progetto
I gruppi di beneficiari sono i destinatari della qualità del progetto.

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Ennio Figini© Progetto FIAF-CSVnet “Tanti per tutti. Viaggio nel volontariato italiano

Si deve ora passare alla definizione di qualità. Nell’ambito di un progetto, il ruolo del controllo della qualità del progetto consiste nel definire e perfezionare il concetto di qualità di un prodotto.

Il triangolo della qualità

Il triangolo della gestione di progetto (definito anche triplo vincolo, triangolo di ferro o piano di progetto) è un modello che rappresenta i vincoli della gestione di progetto, utile per comprendere ancora più a fondo il concetto qualità.

Secondo questa teoria:

la qualità del lavoro è vincolata dal budget del progetto, delle scadenze e dall’ambito (caratteristiche)
il project manager può stabilire un compromesso tra questi vincoli
cambiamenti relativi a un vincolo richiedono cambiamenti degli altri, in modo tale da compensarli, altrimenti la qualità ne risentirà

Ad esempio un progetto può essere completato rapidamente aumentando il budget o riducendo l’ambito. Similmente, un’espansione dell’ambito potrebbe richiedere aumenti equivalenti in termini di budget e scadenze. Se si riduce il budget senza adattare di conseguenza le scadenze e l’ambito, ne deriverà una qualità minore.

Pur essendo utile per trasmettere il concetto di qualità come equilibrio tra vincoli, il triangolo della gestione di progetto è considerato come modello insufficiente, in quanto omette alcune dimensioni cruciali per il successo, quali l’impatto sui soggetti interessati, l’apprendimento e la soddisfazione dei beneficiari.

La presente unità illustra svariati strumenti, teorie e approcci alla qualità, tuttavia è importante sottolineare che la qualità è un concetto dinamico, che comprende anche creatività, adattabilità, analisi del contesto e supervisione. Può anche implicare la necessità di adattare il progetto nel corso del suo svolgimento a causa di circostanze mutate. A questo proposito, sono necessari supervisione e adattamenti costanti a seconda delle necessità.

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Gianmaria Capuano© Progetto FIAF-CSVnet “Tanti per tutti. Viaggio nel volontariato italiano

Una volta stabiliti i diversi concetti ed elementi essenziali del progetto, è necessario implementare un programma di gestione della qualità del progetto, che rappresenta un documento e uno strumento.

A questo scopo, devono essere presi in considerazione tre strumenti.

Programmazione di qualità

Innanzitutto, identificare i requisiti di qualità di ogni prodotto (deliverable) e le modalità di gestione del progetto necessarie per ottenere questi requisiti.

È essenziale descrivere i criteri qualitativi dei prodotti, se possibile insieme al proprio team e al proprio gruppo di beneficiari. Per analizzare adeguatamente il progetto e garantirne la conformità alle aspettative in termini di qualità, è necessario delineare scopi concreti da raggiungere. Si deve inoltre elaborare una serie di indicatori da rispettare per la durata del progetto.

Indicatori di gruppi di beneficiari

Un indicatore è una variabile utilizzata normalmente come criterio per misurare i risultati di un programma di un progetto. Si tratta dell’elemento da ricercare per valutare se un progetto si muove nella giusta direzione e ha il giusto impatto. Sulla base degli indicatori è possibile comprovare l’impatto di una determinata azione

È possibile distinguere due diversi tipi di indicatori: qualitativi e quantitativi.

Da un lato, gli indicatori quantitativi sono dati misurabili che consentono di analizzare la qualità di un progetto. Tali indicatori saranno attuati per l’intera durata dell’implementazione del progetto. Dall’altro lato vi sono indicatori qualitativi, che non possono essere misurati in termini di quantità, ma riflettono i livelli qualitativi delle attività e dei prodotti di un progetto.

Il programma deve comprendere queste specifiche e inoltre un sistema di misurazione della qualità durante la gestione del progetto. Dovrebbe includere una checklist di qualità per raccogliere e organizzare i risultati da raggiungere.

Inoltre devono essere inclusi tutti i processi rilevanti per assicurare che vengano realizzati prodotti idonei. I contenuti del programma di qualità devono essere documentati, concordati e compresi. Il programma dovrebbe includere le seguenti informazioni:

scopi e obiettivi in termini di qualità
l’approccio e i processi di qualità a cui attenersi
standard qualitativi in base a cui valutare il progetto
attività di controllo della qualità da eseguire
strumenti di controllo della qualità da utilizzare
ruoli e responsabilità relativi al controllo della qualità

Il programma di qualità rappresenta quindi il riferimento fondamentale per i criteri di qualità da raggiungere.

Garanzia della qualità

La garanzia della qualità può essere definita come la “parte della gestione della qualità volto ad assicurare la conformità ai requisiti qualitativi”. È necessario garantire la qualità del progetto rispetto a diversi tipi di pubblico, a livello interno ed esterno, vale a dire in relazione al team di progetto, da un lato, e a soggetti interessati, fruitori e parti terze, dall’altro.

La garanzia della qualità garantisce che i processi implementati efficaci in vista della conformità dei prodotti del progetto rispetto ai requisiti di qualità. In questa fase è possibile ricorrere a una checklist di processo e a un audit di progetto.

Controllo della qualità

Per essere consapevoli dell’andamento del progetto, è importante disporre di procedure di controllo, comunicare, condividere, assicurarsi che le regole e il livello qualitativo previsto vengano rispettati. Per verificare il rispetto dei requisiti di qualità di prodotto richiesti, è possibile ricorrere alla revisione paritaria (peer review) e a procedure di test.

A questo scopo deve essere nominato un responsabile (un’organizzazione partner o un membro), Incaricato di seguire i progressi e i possibili ritardi. Si noti che il controllo della qualità presuppone quali suoi fondamenti il programma di qualità e la garanzia della qualità.

La qualità è un obiettivo, ma anche un processo. Nell’ambito della gestione di un progetto, è fondamentale controllare la qualità dei prodotti per poterli adattare, qualora non siano conformi ai criteri stabiliti. Ciò può avvenire anche al termine del progetto, ma rifare è meno efficiente rispetto ad adattare.

Il programma di qualità include la garanzia, che a sua volta include il controllo.

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Gianmaria Capuano© Progetto FIAF-CSVnet “Tanti per tutti. Viaggio nel volontariato italiano

il raggiungimento della qualità non avviene nel momento in cui una proposta viene approvata, ma deriva dal bilancio complessivo di tutte le attività del progetto: inizia al momento dell’ideazione del progetto per concludersi con l’attività di follow-up.

Di seguito sono presentanti alcuni consigli su cosa fare e non fare per creare un progetto europeo di buona qualità:

Verificare la propria idea con il gruppo di beneficiari
L’idea deve rappresentare una soluzione a un problema, non una mera teoria. É stato individuato il problema?
È stata preparata la soluzione? Verificare la propria idea con un piccolo gruppo di beneficiari potrebbe conferire valore aggiunto all’implementazione del progetto.

Tenere sempre a portata di mano le linee guida del progetto
Uno dei primi criteri qualitativi che una domanda deve rispettare è la conformità con i requisiti di assegnazione o le linee guida del programma.
Scegliere i partner adatti
La selezione dei partner è un passaggio cruciale. Ogni partner deve svolgere un ruolo essenziale. Come e perché sono stati selezionati? La scelta deve essere motivata in modo trasparente e dettagliato nella proposta.
Considerare i risultati previsti in termini di indicatori
Nella fase di progettazione, è necessario pianificare tutti i risultati, descrivendoli tramite indicatori. Tali indicatori saranno in seguito utili per valutare il raggiungimento degli obiettivi e la qualità del progetto.
Analizzare gli incarichi
A ogni partner saranno assegnati incarichi specifici. In cosa consistono e perché sono assegnati a determinati partner? Come si prevede di comunicare? I partner sono in possesso delle conoscenze, abilità e competenze richieste per implementare il progetto?
Concentrarsi su comunicazione e disseminazione
Una comunicazione efficace è essenziale per una partnership di successo. La proposta dovrà descrive in modo dettagliato le modalità di comunicazione tra i partner, i formatori, gli studenti e in generale i beneficiari. Inoltre deve essere presa in considerazione e illustrata la disseminazione dei risultati.
Spiegare la strategia di implementazione
È necessario disporre di una strategia chiara sulle fasi del processo di implementazione del progetto. Essa rappresenta l’elemento più importante del programma di qualità, poiché dimostra come si può raggiungere la qualità prevista.
Pianificare e gestire adeguatamente il tempo
È necessario conoscere ogni dettaglio, ogni minuto impiegato nella realizzazione del progetto. Una pianificazione a priori permette di risparmiare tempo e ovviamente di evitare passi falsi o situazioni inattese e sgradevoli.
Valutare e gestire il rischio
Un buon progetto di garanzia della qualità deve essere in grado di affrontare possibili rischi. È essenziale prepararsi e accertarsi che siano analizzati tutti i possibili rischi e fornite le relative soluzioni.
Non omettere alcun dettaglio
Includere tutti i dettagli, anche quelli che appaiono meno importanti. Ogni dettaglio è rilevante. È errato credere che l’esclusione di determinati dettagli non si ripercuota negativamente sul programma di garanzia della qualità.
Non dimenticarsi di ricontrollare
Un errore frequente è non controllare più volte il programma di garanzia della qualità. Anche se è il programma è stato stilato in modo accurato ed è stata verificata la correttezza di tutti i dettagli, è sempre opportuno un controllo ulteriore.

[nextpage title=”Time management”]

Come è noto, un progetto si compone di una serie di azioni in un periodo di tempo limitato. Una gestione oculata del tempo è essenziale per la qualità di un progetto. La gestione del tempo può essere descritta come “il processo di pianificazione e di controllo consapevole del tempo impiegato in specifiche attività, soprattutto per aumentare l’efficienza, l’efficacia o la produttività”.

Per una buona gestione del tempo è necessario:

Nella fase di pianificazione del progetto:

– pianificare in anticipo il tempo richiesto per lo svolgimento di ogni incarico

– assegnare sempre il massimo tempo possibile per ciascun incarico: è meglio essere in anticipo piuttosto che in ritardo

– usare un diagramma di Gantt per visualizzare tutte le azioni del progetto

Nella fase di gestione del progetto:

– usare il diagramma di Gantt per seguire lo schema del progetto, pur con la consapevolezza che possono sempre verificarsi cambiamenti che rendono necessario fissare nuove scadenze interne; essere flessibili nell’organizzazione interna del lavoro

– chiarire, nonostante le incertezze e i cambiamenti, ai propri partner e ai fruitori o gruppi obiettivo che il rispetto delle scadenze è parte integrante dell’affidabilità

– il project manager e il gruppo responsabile per la qualità devono supervisionare il rispetto di scadenze e obiettivi

Nella fase di reporting:

– è necessario giustificare ai propri finanziatori eventuali cambiamenti dello schema nel corso dello svolgimento del progetto, esponendo i motivi di questi cambiamenti e mostrando che sono stati comunque rispettati i criteri in termini di obiettivi e qualità.

[nextpage title=”Evaluation”]

La valutazione è strettamente correlata alla qualità, che non può essere misurata senza valutare regolarmente il progetto. Nel corso della realizzazione del progetto, è necessario effettuare processi di valutazione interna per assicurare il rispetto delle priorità e degli indicatori di qualità. Questo processo deve essere dettagliato, e deve essere valutabile e modificabile qualora richiesto.

Più concretamente, la valutazione si concentra su:

analisi dei diversi aspetti inclusi nel programma di qualità per assicurare la conformità con tutti gli indicatori
produzione di strumenti di valutazione specifici per valutare lo sviluppo del progetto, tra i quali questionari interni e strumenti per la valutazione di eventi e prodotti pilota. Il toolbox contiene alcuni esempi di questionari.
trarre conclusioni e formulare raccomandazioni sulla base degli indicatori e dei riscontri desunti dalla valutazione
implementare ogni cambiamento che si ritenga opportuno

[nextpage title=”Quality monitoring group”]

Affinché vengano svolte tutte le attività di monitoraggio da parte di tutti i membri del consorzio, per ogni organizzazione partner verrà designato un rappresentante da includere nel team di monitoraggio della qualità, composto da un Quality leader, vari Outcome leader (incaricati di prodotti specifici) e altri partner.

Il Quality Leader è incaricato di:

somministrare i questionari di valutazione finale dei prodotti
garantire che i prodotti siano consegnati entro la scadenza

Gli Outcome leader sono incaricati di:

definire la metodologia da implementare per ogni prodotto
coordinare e supervisionare gli altri partner nello svolgimento delle attività
analizzare le richieste ricevute dai partner
effettuare la revisione finale e la correzione delle bozze dei prodotti
garantire l’invio dei documenti entro la scadenza

Gli altri partner sono incaricati di:

svolgere le attività nel rispetto dei tempi e dei requisiti qualitativi specificati
revisionare la bozza finale dei prodotti

[nextpage title=”TOOLS”]

Il presente modulo ha fornito una panoramica generale sul concetto di qualità, evidenziandone l’importanza. Come si è visto, la qualità è correlata a tutti gli aspetti del progetto e a tutti i soggetti coinvolti, E rappresenta un concetto dinamico, che richiede controllo e valutazione costanti. Per questo motivo, il CTV – Toolbox propone alcuni strumenti per garantire la qualità in un progetto.

[nextpage title=”QUIZZES”]-

[nextpage title=”EXTERNAL RESOURCES”]

– https://www.klipfolio.com/resources/articles/what-is-a-key-performance-indicator

– https://www.projectmanager.com/blog/project-quality-management-quick-guide

– https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle

– https://intercom.help/volunteerworld/en/articles/376437-how-to-guarantee-the-high-quality-of-volunteer-organizations